シニアのためのWord入門シリーズ『よく使う形式』

Wordを始める際に、書籍を購入しすべての機能を順番に覚えようとしていないでしょうか?Wordの先生になるのならともかく、日常的に利用するのであれば使う機能は限定されてきます。そこで、本シリーズではよく使う機能に限定し、実例に沿って操作方法を解説します。実例はWord2016を使用してますが、大体同じですのでなんとなく慣れていきましょう。

第一回は『よく使う形式』(個人的に)です。主にビジネス文書や議事録作成の際に役立ちます。また、各種文書の根幹となる形式ですので、この操作方法を覚えておくと何をするにしても作業効率が格段に上がります。

Wordを起動する

こんな画面が表示されます。今回は【白紙の文書 】 を選択してください。

word起動時の画面
word起動時の画面

すると文字通り白紙の文書が表示されます。さぁ文書を作成していきましょう!

白紙の文書が表示される
白紙の文書が表示される

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『よく使う形式』の文書作成

Step1 余白を決める

葵バーの下から【レイアウト】をクリックします。続いて左から2番目にある【余白】というボタンをクリックすると、下図のような選択肢が表示されます。今回は個人的に気に入っている【やや狭い】を選択してみましょう。
どうでしょうか?余白が狭くなりましたか?余白を狭くすれば多くの文字を入力できますが、窮屈な印象を与えます。見せる相手によって最適な余白を選ぶようにしましょう。

余白の大きさを選ぶ

Step2 文字を入力する

最初にレイアウトにこだわると無駄に時間を費やすことになります。まずは文書にしたい内容をすべて入力してしまいましょう。下図のように改行だけ意識し、すべて文字列を入力してください。タイピングの練習はこちらを参考にしてください。

文字スタイルは気にせず文字を入力する

Step3-1 スタイル【標題】

ごちゃごちゃした文書を見やすくします。まずは標題をスッキリさせましょう。2行目「シニアのため…」にカーソルを合わせ、【ホーム】→【スタイル】から【標題】を選択します。これだけで大分スッキリします。私は標題を設定する瞬間がWord作業をしている中で一番好きかもしれません(笑)

標題が決まるだけでビジネス文書っぽくなる
標題が決まるだけでビジネス文書っぽくなる

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Step3-2 スタイル【見出し】

同様に【見出し】を設定していきます。今回使用するのは【見出し1】です。【見出し2】【見出し3】は、【見出し1】の下層に段落を作成する場合に使用すると見栄えが良くなります。ですので、最初は【見出し1】から使用し、順に使用していきましょう。下記グレーに塗りつぶした行にそれぞれカーソルを合わせ、【スタイル】→【見出し1】を選択していきます。

グレーの行にカーソルを合わせ【見出し1】をクリック
グレーの行にカーソルを合わせ【見出し1】をクリック

【見出し1】が適用されると下図のようになります。少し見やすくなりましたね。

【見出し1】が適用された文書

少々物足りないので、段落に番号を付与してみましょう。「レイアウトを…」にカーソルを合わせ、【段落番号】をクリックしてください。見出しの前に番号が表示されると思います。

該当行にカーソルを合わせ【段落番号】をクリック
見出しの前に段落番号が表示された

他の見出し1にも段落番号をふりたいですよね?いい方法があります。今段落番号がふられた「レイアウトを…」の行にカーソルを合わせ、【スタイル】→【見出し1】を右クリック→【選択箇所と一致するように見出し1を更新する】をクリックしてください。

【見出し1】を右クリック→【選択箇所と一致するように見出し1を更新する】をクリック

すると自動的に見出し1に番号がふられました!この機能は結構便利ですので是非ものにしてください。

見出し1に番号がふられた

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Step4 日付を【右揃え 】

最後に、先頭行にある日付を右揃えにしましょう。先頭行にカーソルを合わせ【ホーム】→【段落】→【右揃え】をクリックしてください。

先頭行にカーソルを合わせ【ホーム】→【段落】→【右揃え】
先頭行にカーソルを合わせ【ホーム】→【段落】→【右揃え】
日付が右揃えになった
日付が右揃えになった

完成

以上で完成です。私はwordを使いはじめのころにこの【見出し】や【標題】のスタイルを知らず、自分で中央揃えにしたり、文字サイズを変えたりと無駄に時間を費やしていました。今回ご紹介した機能を使うだけでも大幅に効率は上がりますので覚えておいて損はないです。
ちなみに最後の「以上」という文字が右揃えになっていますが、これは「以上」と入力改行すると自動的に右揃えになります。ほかにも「敬具」や「記」などを入力すると自動的に整形されますので、是非試してみてください。